Anteriormente conversamos sobre los Indicadores de Gestión y su importancia para medir y apoyar en el Control de los procesos. Este post, busca ilustrar los pasos necesarios para construir correctamente un indicador. Es muy importante resaltar que un indicador debería ayudar a medir una única cosa, por lo cual, si necesitamos medir varias cosas deberíamos contar con varios indicadores, cada uno para cada finalidad.
A continuación iniciemos nuestro viaje de 9 pasos para construir nuestro indicador:
Paso 1: Definir lo que se hace:
Es muy importante que exista un proceso (o parte de el) bien definido para de esta forma tener una base sobre lo que se quiere medir. Si por ejemplo, no sabemos como una empresa realiza la distribución de mercaderías (procesos, compromisos, etc.), será muy dificil identificar lo que necesitamos medir y más aún la forma de medirlo. Tenemos que tener muy claro el proceso que se desea monitorear, por lo que es muy importante que si el proceso no está modelado, iniciemos nuestro camino por acá, modelándolo.
Paso 2: Definición de variables y fórmula de cálculo
Una vez que ya sabemos que vamos a medir, es necesario establecer la forma de hacerlo. Muchas veces se pueden medir estados (OK/NOK) o algún otro tipo de datos variables y en otros casos debemos establecer alguna fórmula para poder realizar nuestros cálculos. En este caso no nos referimos a invocar o construir alguna fórmula estadística compleja, sinó que podríamos simplemente necesitar calcular algún promedio. Todo dependerá de nuestro proceso y de lo que deseamos medir.
Paso 3: Elección del indicador
En esta etapa, es importante revisar lo que hemos definido hasta ahora. Simplemente es necesario validar o verificar que lo que estamos planteando tiene sentido y tiene pertinencia con nuestra meta. Para esto, podemos apoyarnos en algunos criterios de selección que se encuentran en la tabla a continuación:
Paso 4: Definir las metas de un indicador
Para que podamos entender si algún proceso se encuentra controlado o se encuentra desviado, es importante que el indicador que se utiliza para medirlo, cuente con metas bien definidas. Estas metas serán nuestro punto de referencia, contra el cual compararemos los resultados obtenidos de nuestro proceso.
Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección
El próximo paso consiste en definir de donde proveendrán los datos y la frecuencia con la cual serán recogidos. Esto para garantizar que siempre obtengamos resultados de la misma manera. En la actualidad es muy frecuente que los datos provengan de sistemas informáticos y que sean recolectados diariamente para su posterior procesamiento.
Paso 6: Responsables del indicador
Todo indicador tiene dueño, o debería tenerlo. Es muy importante formalizar las responsabilidades de la recolección de la información, el procesamiento (cálculo) de la misma y la revisión de esta. Si no se establecen estas responsabilidades, tendremos un proceso de medición incorrecto que nos arrojará resultados incorrectos o que finalmente (aunque esté correcto), terminará siendo huérfano y no apoyará a tomar ninguna decisión, contradiciendo así el objetivo de establecer indicadores. Por esto último, es más importante aún, que las personas asignadas como responsables, estén conscientes de su rol y lo acepten.
Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador
Se debe definir el público objetivo de la información que arroja el indicador. Puede ser en algunos casos, un indicador interno que ayuda a un gerente de área a identificar anomalías y corregir su proceso, como pudiera ser un indicador que va dirigido a la junta directiva de una empresa y que les da luces sobre el cumplimiento de objetivos estratégicos de la misma.
Paso 8: Frecuencia de cálculo
El penúltimo paso consiste en establecer la frecuencia del cálculo. Si bien, la recolección de la información pudiera ser diaria, es posible que nuestro indicador mida las ventas semanales de una empresa, por lo cual, el cálculo se debería realizar una vez a la semana. Dada la frecuencia del cálculo, se establecerá la frecuencia de la revisión del mismo (análisis).
Paso 9: Construcción de la ficha del indicador
Por último, se genera un documento, llamado ficha del indicador, el cual cuenta con una serie de campos, donde básicamente se llena toda la información, características o atributos del indicador que hemos construido. De esta forma, otras personas podrían entender el objetivo para el cual fue construido de este indicador, la forma/frecuencia de calcularse y el público objetivo.
| Campo | Atributos |
| Nombre del indicador | Debe ser concreto y preciso. |
| Sigla, número o código del indicador | Es una expresión abreviada que facilita el reconocimiento del indicador y sus atributos en pocos caracteres. |
| Objetivo | El fin o propósito por el cual se mide |
| Conceptos | Todo concepto usado para el cálculo del indicador y que requiere ser explicado |
| Fórmula de indicador | Expresión matemática con la que se hace el cálculo del indicador |
| Fuente de datos | De dónde provienen los datos |
| Unidad de medida | El resultado de la medición debe tener una unidad |
| Frecuencia de la toma de datos | Cada cuánto se toman los datos. Por ejemplo, cada ocho días, cada mes, trimestral, etc. |
| Frecuencia de cálculo | Cada cuánto se calcula el indicador |
| Frecuencia de análisis | Cada cuánto se analiza el indicador para tomar decisiones |
| Observaciones | Reflexiones y recomendaciones pertinentes |
| Responsable de recolección de datos | |
| Meta | |
| Responsable de cálculo |
¡Hasta una próxima entrega!