En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la calidad son dos aspectos cruciales para mantener la competitividad, por lo que es sumamente importante conocer nuestros procesos. En un post anterior conversamos un poco sobre los procesos y la forma de modelarlos. El control de procesos se erige como una herramienta esencial para mantener la competitividad. En este artículo, exploraremos en qué consiste el control de procesos, cómo se implementa y por qué es crucial para evitar desviaciones en la gestión empresarial.
¿Qué es el Control de Procesos?
El control de procesos es un enfoque sistemático utilizado para garantizar que un proceso se ejecute de manera consistente, eficiente y conforme a las expectativas y estándares predefinidos. Ya sea en la producción de bienes o la prestación de servicios, el control de procesos se convierte en la brújula que guía la operación de una organización.
El control de procesos nos permite tener determinar en todo momento, si nos encontramos dentro de los límites de aceptación del proceso.
Existen algunos aspectos que son necesarios mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se quiere optimizar. A estos aspectos se les denomina Factores Críticos de Éxito y algunos a monitorizar son:
En la imagen anterior, observamos que existen algunos conceptos que quizás puedan confundirnos un poco al ser parecidos. Éstos conceptos son: Eficacia y Eficiencia. Una forma bastante didactica de diferenciar estos 2 conceptos, es ilustrandolos con 2 personajes que son bastante conocidos en latinoamerica. En primer lugar, tenemos al Chapulín colorado, que es un ejemplo de un individuo eficaz, logra siempre el resultado, incluso sin darse cuenta, valiéndose de cualquier medio. En segundo lugar, tenemos a Willy Coyote, quien es un claro ejemplo de un individuo eficiente, dado que optimiza los recursos para construir las trampas, sin embargo, nunca puede comerse al correcaminos.
Como vimos en los ejemplos, la eficacia implica lograr el objetivo, sin que necesariamente nos prepcupemos de la forma de lograrlos. Por otro lado, la eficiencia implica optimizar los recursos disponibles, aunque no signifique que alcancemos los objetivos establecidos.
Con el siguiente cuadro, nos quedará un poco más claro que podemos ser eficaces sin ser eficientes y viceversa.
Lo ideal es que controlemos ambos factores y al lograrlo, al ser eficaces y eficientes, logramos ser efectivos.
Seguramente se estarán preguntando ¿cómo se puede medir para saber si estamos dentro de los estándares del proceso y conocer si tenemos el proceso \»bajo control\» ?, la respuesta es bastante simple y lo conversamos anteriormente, mediante los Indicadores de Gestión . Implementando indicadores, podremos entender si el proceso se encuentra desarrollándose correctamente o si tiene alguna \»desviación\», lo que nos permitirá implementar correcciones si fuese necesario.
El control de procesos se realiza mediante la implementación del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), también conocido como el Ciclo de Deming o Ciclo de Mejora Continua, el cual es un método esencial en la gestión empresarial para la mejora continua de procesos y sistemas. Comienza con la etapa de Planificación, donde se establecen objetivos y se diseñan estrategias para abordar desafíos específicos. Luego, en la etapa de Ejecución (Hacer), se implementan las acciones planificadas y se recopilan datos. La etapa de Verificación implica evaluar los resultados en comparación con los objetivos previamente establecidos. Finalmente, en la etapa de Actuación, se toman decisiones basadas en la evaluación y se inician nuevas acciones de mejora o corrección si es necesario. El PDCA es un ciclo iterativo, lo que significa que después de la etapa \»Actuar\», se vuelve al principio para iniciar una nueva ronda de mejoras. Esta metodología promueve la mejora continua en las organizaciones, permitiéndoles adaptarse a cambios en el entorno, mantener la calidad y la eficiencia, y satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes, en un proceso de optimización constante.
Implementación del Control de Procesos
- Definición de Objetivos y Estándares: Antes de implementar un sistema de control de procesos, es esencial definir los objetivos y estándares que se desean alcanzar. Estos objetivos pueden incluir la eficiencia, la calidad del producto o servicio, el tiempo de entrega, entre otros.
- Medición y Recopilación de Datos: Para controlar un proceso, primero se deben recopilar datos relevantes. Esto se logra mediante la instalación de sensores o mediante la observación y registro de datos clave.
- Análisis de Datos: Una vez recopilados los datos, se analizan para detectar posibles desviaciones. Las desviaciones pueden ser indicativas de problemas o deficiencias en el proceso.
- Implementación de Controles Correctivos: Cuando se identifican desviaciones, se toman medidas para corregirlas. Estas medidas pueden incluir ajustes en la operación, cambios en los insumos o la introducción de nuevos procedimientos.
- Monitoreo Continuo: El control de procesos es un proceso continuo. Se monitorean constantemente los datos y se ajustan los controles según sea necesario para garantizar que el proceso siga funcionando de manera eficiente y dentro de los estándares establecidos.
La Desviación de Procesos y su Importancia
La desviación de procesos es un fenómeno común en cualquier organización. Puede manifestarse de diversas maneras, como la disminución de la calidad del producto, el aumento de los tiempos de producción o la variabilidad en la entrega de servicios. Estas desviaciones pueden deberse a una serie de factores, como cambios en las condiciones del entorno, fallos en equipos, falta de capacitación del personal o problemas en la gestión de recursos.
La importancia de controlar y prevenir las desviaciones en los procesos es innegable. Algunos de los beneficios clave incluyen:
- Mejora de la Calidad: El control de procesos permite detectar y corregir problemas antes de que afecten la calidad del producto o servicio final.
- Ahorro de Costos: La identificación temprana de desviaciones permite realizar ajustes o correcciones más económicas en comparación con la solución de problemas una vez que se han agravado.
- Cumplimiento de Estándares: Mantener el control de procesos garantiza que una organización cumpla con los estándares y regulaciones aplicables, lo que puede ser fundamental en industrias reguladas.
- Mejora de la Eficiencia: Al minimizar las desviaciones, los procesos se vuelven más eficientes y predecibles, lo que ahorra tiempo y recursos.
- Mayor Satisfacción del Cliente: La consistencia en la entrega de productos o servicios conduce a una mayor satisfacción del cliente, lo que puede impulsar la fidelidad y el boca a boca positivo.
El control de procesos es una piedra angular en la gestión empresarial moderna. Su implementación sistemática y el monitoreo constante de los datos son esenciales para garantizar la eficiencia, la calidad y la consistencia en la operación de una organización. Al mantener los procesos bajo control, las empresas pueden anticipar y corregir desviaciones, lo que se traduce en una mayor competitividad y una satisfacción sostenida de los clientes. En un mundo empresarial en constante cambio, el control de procesos es el timón que mantiene el rumbo hacia el éxito.
¡Hasta una próxima entrega!