En más de una ocasión, me ha ocurrido que en alguna reunión laboral (con colegas o clientes), alguién utiliza como sinónimos las palabras: proceso y procedimiento. Algunas personas que conocen del tema, puede que no le presten atención a este hecho, dado que según el contexto de la conversación, es fácil identificar cual de las dos palabras es la que el interlocutor intenta utilizar, sin embargo, para otras personas, puede ser confuso, al no tener claros estos conceptos. El espíritu de este post consiste en brindar algunas definiciones para estos dos términos, identificar las diferencias entre ellos, comentar la relación que tienen y compartir algunos recursos para aquellos que quieren iniciar en el interesante mundo del modelado de procesos.
Iniciemos entonces con dos definiciones de procesos que me gustan tanto que no pude seleccionar solamente a una de ellas:
Definición 1:
Un proceso es la descripción de un trabajo. En consecuencia, todo trabajo que realizamos es un proceso. Entonces, un proceso es un conjunto de movimientos organizados que tienen por propósito crear el resultado esperado. El resultado esperado es un producto o servicio que alguien llamado “Cliente” valora.
Definición 2:
Un proceso es un conjunto de actividades que se desarrollan en una secuencia determinada permitiendo obtener unos productos o salidas a partir de unas entradas o materias primas. Los procesos pueden ser industriales (en los que entran y salen materiales) o de gestión (en los que entra y sale información).
Como se pueden dar cuenta, son definiciones que poseen diferentes detalles, pero que en escencia son similares, en cuanto a ilustrar el objetivo.
Para que entendamos más claramente el significado de proceso, tomaremos algunos puntos de ambas definiciones, para ilustrar y conocer las partes de un proceso con un ejemplo muy simple como es preparar pan.
Cuando vamos a preparar pan (casero o a nivel industrial) el proceso básico es el mismo, pero dependiendo de la persona o de la organización, el proceso puede variar y ser más largo o más corto. Entonces, partiendo con algunos ingredientes, podemos realizar alguna serie de movimientos para que al final de todo este trabajo obtengamos como resultado el delicioso pan.
Algunos procesos pueden ser muy complejos y no necesariamente son desarrollados por la misma persona o equipo de personas, por eso pueden ser divididos en partes más pequeñas llamadas subprocesos, es decir, un proceso puede estar conformado por varios subprocesos. En nuestro ejemplo, podríamos separar el proceso de cocinar los panes en dos subprocesos: Preparar las masas y Hornear las masas.
A su vez, los subprocesos podemos desglosarlos en actividades. Una actividad es un conjunto de tareas que describen cada movimiento en un subproceso de un proceso. En nuestro ejemplo, podríamos desglosar el subproceso de preparar las masas en dos actividades que podrían ser: Pesar los ingredientes y Mezclar los ingredientes.
Hasta acá, hemos identificado (de forma amplia) el proceso, los subprocesos y las actividades que se deben realizar para hacer nuestro pan, pero para aquellos que no han hecho pan, sería sumamente importante conocer el conjunto de acciones que describen como deben realizarse las actividades del subproceso de nuestro proceso. Entonces, es el momento oportuno para introducir el término: Tarea. En nuestro ejemplo, las tareas serían los pasos que se deben realizar para realizar la actividad de mezclar los ingredientes.
Como vimos anteriormente, nuestro proceso transforma (mediante subprocesos, actividades y tareas) los ingredientes para convertirlos en pan. Pero nuestro proceso no tendría ningún sentido sin los ingredientes, por lo cual, es muy importante que todos los procesos sean \»alimentados\» por las Entradas, tal como se conoce a los elementos que serán transformados durante el proceso.
Luego de realizar nuestro proceso (bien o mal), obtendremos nuestro pan (bueno o malo), conocido como Salida y el cual es básicamente el resultado de nuestro proceso. Así mismo, es importante entender que las salidas de un proceso pueden convertirse en las entradas de otros, por lo cual estos procesos pueden convertirse en subprocesos de procesos más grandes o complejos.
Próximamente, estaré publicando otro posto sobre la forma en la cual podemos controlar nuestros procesos, para que de esta forma, nuestro pan siempre sea fabricado de la mejor forma y que se trate de garantizar la misma calidad.
Ahora que entendimos la definición de Procesos, conversaremos un poco sobre la definición de procedimiento. Un procedimiento es la forma especificada (escrita) para que alguien lleve a cabo las actividades de un proceso. En consecuencia un proceso se “dibuja” mientras que un procedimiento se ”escribe.
Podríamos ejemplificar este concepto de la siguiente forma: Para realizar la actividad \»Tabular datos\», del proceso \»Preparar informe de resultados estadísticos\», se debe seguir el procedimiento que se encuentra detallado en el recuadro naranja de la siguiente imagen:
De esta forma, el procedimiento consiste en las instrucciones detalladas, para completar alguna actividad un proceso, así que cada actividad debería tener su propio procedimiento. Los procedimientos a su vez, pueden incorporar o invocar otros documentos llamados instrucciones de trabajo, donde se detallan aún más los pasos para realizar una tarea.
En la siguiente imagen podemos visualizar un poco mejor la relación que existe entre estos conceptos.
En la siguiente tabla encontraremos las características principales de los procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo:
| PROCESO | PROCEDIMIENTO | INSTRUCCIÓN DE TRABAJO |
| Flujo de secuencias de actividades que transforman elementos de entrada en resultados | Forma específica de llevar a cabo un proceso | Describen los pasos correctos para realizar una tarea específica. |
| Qué hacemos Quién las hace Dónde tiene lugar Cuándo sucede | Cómo se debe realizar el trabajo y por qué | Cómo lograr una tarea específica dentro de un proceso con instrucciones muy detalladas |
| Orquestación del Trabajo | Método obligatorio | Guía de pasos obligatorios |
| Puede responder a 0, 1 o más procedimientos | Puede constar de 0, 1 o más instrucciones de trabajo | Foco en las instrucciones de 1 tarea |
| Transversal por Unidades Funcionales | Transversal por Unidades Funcionales o una Unidad | Solo una Unidad Funcional |
| Participa más de un rol | Participa 1 o más de un rol | Solo 1 Rol |
| Encapsula las actividades | Explica cómo se debe hacer sin todos los detalles de cómo se hace | Todo el detalle de todos los pasos a seguir en una actividad |
| Proporciona el modelo de flujo de trabajo en BPMN a alto nivel | Documento con tanto narrativa como imágenes, generalmente en forma de casos de uso y diagramas de flujo de trabajo | Documento con el máximo detalle que explica paso a paso las instrucciones que se deben realizar en una actividad. |
¿Cómo se modelan los procesos?
En uno de los comentarios anteriores, se hacía mención a que los procedimientos son básicamente documentos y que los procesos son \»dibujos\». Una forma más elegante de caracterizarlos sería utilizando el término Diagramas. Entonces efectivamente, los procesos se pueden diagramar o se pueden modelar.
Para el modelado de procesos se utiliza BPMN por sus siglas en inglés Business Process Model and Notation que en español se puede traducir como Notación de modelado de procesos de negocio y que consiste en el estándar internacional para la notación gráfica que describe los pasos de un proceso de negocio. Esta notación fué diseñada específicamente para coordinar la secuencia de procesos y los mensajes que fluyen. Mediante BPMN se puede representar el flujo de extremo a extremo de un proceso de negocio.
¿Por que es importante esta notación?, muy simple, porque hasta BPMN, no se había desarrollado una técnica de modelado estándar que aborde los problemas que generaba que cada persona u organización modelara procesos según su propio criterio. Para nuestros amigos informáticos, se podría decir que BPMN es para el mundo de los procesos, similar a como UML estandarizó el mundo de la ingeniería de software. Por un lado UML adopta un enfoque orientado a objetos para el modelado de aplicaciones, por otro lado BPMN adopta un enfoque orientado a procesos para el modelado de sistemas. Y si, el BPMN y el UML son compatibles entre sí.
Otra de sus características es que el BPMN está dirigido a todos los usuarios, en distintos niveles:
- Alto nivel: Para usuarios comerciales
- Bajo nivel: Para implementadores de procesos.
- Usuarios, vendedores y proveedores que necesitan comunicar procesos comerciales de manera estándar.
Entonces, mediante BPMN, cualquier persona podría entender los procesos modelados, debido a que los símbolos utilizados son estándares.
Aunque no es el objetivo de este post explicar el significado de cada símbolo y como se puede modelar un proceso, les comparto este enlace, donde se encuentra la documentación oficial de BPMN (2.0) para que puedan profundizar sus conocimientos. Para los que quizás no estén tan interesados en realizar diagramas, sinó que simplemente quieren comprender un poco como se \»entiende\» un proceso, les comparto otro enlace que me encontré en internet con algunas definiciones básicas y que me pareció muy interesante.
Antes de finalizar este post, destaco que es muy importante conocer las herramientas que nos pueden facilitar el modelado de los procesos. Actualmente en el mercado existen muchas herramientas online y de escritorio (algunas mejores que otras) como: Bizagi, Lucidchart y Microsoft Visio. Estas herramientas tienen distintas versiones y costos que van desde las versiones gratuitas con algunas limitaciones, hasta poderosas versiones corporativas que cuestan varios dólares y validan nuestros procesos para conocer si son correctos.
Mi herremienta favorita (es un gusto muy personal) es diagrams.net, algunas de las características que he identificado son:
- Es gratuita
- Es muy simple de usar
- Permite tener varios diagramas en varias pantallas
- Cuenta con versión online
- Se puede descargar su versión de escritorio para trabajar offline
- Cuenta con una extensión para google chrome
- Permite exportar los diagramas en varios formatos
- Además de BPMN y BPMN 2.0, incorpora una serie librerías para realizar otro tipo de diagramas (mockups, redes, arquitectura, entre otros).
¡Hasta una próxima entrega!